Kad web shop spojite sa skladištem i računovodstvom, narudžbu više nitko ne prepisuje. Zaliha se smanji sama, nalog za otpremu se pojavi u skladišnom programu, a račun ode u knjige. Čovjeku ostaje pakiranje i ono što od pravila odstupa.
Primjer: trgovina dijelovima za bicikle
Zamislite trgovinu dijelovima za bicikle s prodavaonicom u Zagrebu i web shopom. Ovo je ilustracija, a ne naš klijent.
Ima oko dvije tisuće artikala i tridesetak narudžbi dnevno. Zalihe vodi u skladišnom programu, jer isti artikli idu i preko pulta. Web shop o tome ne zna ništa.
Ponedjeljak ujutro izgleda ovako. Ivan otvori narudžbe od vikenda, njih osamdeset. Svaku prepiše u skladišni program. Tada vidi da je stražnji mjenjač, kojeg su na stanju bila dva komada, prodan četiri puta: dvaput na webu i dvaput u subotu preko pulta. Dvoje kupaca dobiva mail s isprikom. Zatim za svaku narudžbu izda račun, pa na kraju mjeseca izveze popis za knjigovodstvo. Do jedanaest sati nitko nije zapakirao nijedan paket.
Pet koraka koji nestaju
1. Prepisivanje narudžbe. Narudžba s weba sama ulazi u skladišni program kao nalog za otpremu, s artiklima, količinama i adresom.
2. Ručno skidanje zalihe. Stanje je jedno. Kad se mjenjač proda preko pulta, na webu ga je jedan manje. Kad ga više nema, web to pokaže prije nego ga netko kupi.
3. Izdavanje računa po narudžbi. Račun nastaje iz narudžbe, s ispravnim PDV-om, i sprema se tamo gdje ga knjigovodstvo očekuje.
4. Mail kupcu. Potvrda narudžbe i broj pošiljke šalju se kad se narudžba promijeni u skladišnom programu, a ne kad se netko sjeti.
5. Uređivanje cijena na dva mjesta. Cijenu mijenjate u programu u kojem je već vodite. Web je preuzima.
Ivanov ponedjeljak tada počinje popisom naloga za otpremu. Pakira se od osam.
Što ostaje čovjeku
Veza ne rješava sve i ne treba.
- Iznimke. Kupac želi promijeniti adresu nakon narudžbe. Artikl je stigao oštećen. To rješava čovjek.
