ERP i CRM Sustavi

ERP sustav (Enterprise Resource Planning) je poslovni softver koji objedinjuje podatke i procese cijele tvrtke u jednu bazu, tako da skladište, financije, nabava i ljudski resursi rade nad istim brojkama umjesto nad odvojenim tablicama.

Praktična razlika je u tome što se podatak unosi jednom. Kad prodaja zaprimi narudžbu, zaliha se umanjuje, račun se generira i izvještaj se osvježava bez ručnog prepisivanja. Tvrtke bez ERP-a taj posao rade ručno, obično kroz niz Excel tablica koje netko mora uskladiti na kraju mjeseca.

Uobičajeni moduli su financije i računovodstvo, upravljanje zalihama, nabava, prodaja, proizvodnja, ljudski resursi i izvještavanje. Ne treba vam svaki. Sustav ima smisla graditi oko procesa koje stvarno vodite.

Znak da je vrijeme za ERP obično nije veličina tvrtke, nego trenutak kad odgovor na pitanje koliko ste prodali ovaj mjesec traži da netko otvori tri alata i uskladi ih ručno.

CRM sustav upravlja odnosima s kupcima, a ERP sustav upravlja unutarnjim resursima tvrtke. Razlika je u tome koga sustav prati: CRM prati ljude izvan tvrtke, ERP prati novac, robu i ljude unutar nje.

CRM (Customer Relationship Management) drži kontakte, povijest komunikacije, ponude, prodajni lijevak i postprodajnu podršku. Koriste ga prodaja i marketing kako bi u svakom trenutku znali gdje je koji posao i tko ga vodi.

ERP (Enterprise Resource Planning) drži zalihe, nabavu, financije, proizvodnju i izvještaje. Koriste ga operativa, računovodstvo i uprava.

Većini tvrtki prvo zatreba jedno, ne oboje. Ako gubite poslove jer se upiti gube u mailu, počnite s CRM-om. Ako gubite novac jer nemate stvarno stanje zalihe ili marže, počnite s ERP-om.

Kad oba postoje, najveća vrijednost dolazi iz njihove veze. Potvrđena ponuda u CRM-u tada automatski otvara nalog u ERP-u, bez ponovnog unosa. Gradimo ih kao jedan sustav ili spajamo vaš postojeći CRM na novi ERP, ovisno o tome što već koristite.

ERP po mjeri je poslovni sustav građen da zrcali vaše točne procese, umjesto da vaš tim prilagođava logici softvera. Gotove platforme poput SAP-a ili Odooa pokrivaju uobičajene funkcije, ali traže opsežnu prilagodbu, često skuplju od namjenskog rješenja, kad vaši procesi odstupaju od standardnog predloška.

Panorama Consulting Group navodi da 53% ERP implementacija prelazi izvorni budžet, ponajviše zbog troška prilagodbe gotovih platformi. ERP po mjeri taj rizik uklanja gradnjom samo onih funkcija koje vaše poslovanje stvarno koristi.

Nema neiskorištenih modula koji zauzimaju ekran. Nema značajki koje tim mora naučiti, a nikad ih ne otvori. Sučelje koristi vašu postojeću terminologiju, čime obuka pada s tjedana na dane.

Za tvrtke s jedinstvenim logističkim lancima, regulatornim zahtjevima ili više pravnih entiteta, ERP po mjeri daje niži ukupni trošak vlasništva kroz pet godina od licenciranih alternativa.

Modularna ERP arhitektura je pristup u kojem se svaka poslovna funkcija, skladište, financije, HR, izvještaji, gradi kao neovisan modul spojen na zajednički podatkovni sloj. To omogućuje faznu isporuku: vaš tim odmah koristi gotove module dok su ostali još u razvoju.

Operacije digitaliziramo po prioritetu:

• Skladište: Praćenje zaliha u stvarnom vremenu uz automatske okidače naručivanja, mapiranje lokacija u skladištu i integraciju skeniranja barkoda/QR-a
• Financije: Automatsko fakturiranje, praćenje troškova, usklađivanje s bankom i FINA e-Račun za hrvatske tvrtke
• HR: Digitalni kadrovski zapisi, upravljanje godišnjima, pohrana dokumenata i izvoz podataka za obračun plaća
• Izvještaji: Prilagođene ploče koje povlače podatke iz svih modula u jedan izvršni pogled

Svaki modul neovisno je testabilan i deploybilan. Vaš tim validira stvarne podatke u stagingu prije nego išta dotakne produkciju. Time pada rizik go-livea, a vrijednost stiže postupno, ne u jednom lansiranju visokog uloga.

ERP interoperabilnost je sposobnost vašeg središnjeg sustava da automatski razmjenjuje podatke s vanjskim servisima, bankama, državnim portalima, logistikom i softverom trećih strana. Bez tih veza, osoblje ručno ponovno upisuje podatke između sustava, unosi greške i troši sate administracije tjedno.

Gradimo dvosmjerne API veze koje vaš ERP pretvaraju u središnji čvor:

• Bankarstvo: Automatsko usklađivanje plaćanja s velikim EU bankama kroz PSD2 API-je
• Državna usklađenost: Izravna predaja FINA-i za fiskalno izvještavanje, PDV obrasce i validaciju OIB-a
• Logistika: Trenutno generiranje otpremnica za DHL, DPD, GLS i Hrvatsku poštu izravno s ekrana narudžbe
• CRM sinkronizacija: Dvosmjerni protok s HubSpotom, Salesforceom ili Pipedriveom, pa prodaja i operativa dijele jedan izvor istine

Srednja distributivna tvrtka ukinula je 22 sata tjedno ručnog unosa nakon što smo njen ERP spojili na bankovni feed, logistiku i računovodstvo. Stopa grešaka na računima pala je s 4,2% na ispod 0,3%.

Suverenitet podataka u ERP-u znači da su vaši podaci pohranjeni, obrađivani i dostupni isključivo unutar infrastrukture koju kontrolirate, uz punu GDPR usklađenost i pravo izbora između clouda i on-premise. Za EU tvrtke koje barataju kadrovskim, financijskim i korisničkim podacima to je regulatorna obveza po člancima 25., 32. i 44. GDPR-a.

Sigurnost enterprise razine provodimo na svakom sloju:

• Enkripcija: AES-256 u mirovanju, TLS 1.3 u prijenosu
• Kontrola pristupa: Dozvole po ulogama (RBAC) tako da svaki korisnik vidi samo podatke relevantne za svoju funkciju
• Zapisivanje revizije: Svaki pristup, izmjena i izvoz podataka bilježi se s vremenom i identitetom korisnika
• Strategija sigurnosnih kopija: Automatske dnevne kopije uz oporavak na točno vrijeme

Birate model postavljanja: EU cloud hosting (AWS eu-central, Hetzner) za dostupnost i automatsko skaliranje, ili on-premise za maksimalnu kontrolu. Oba održavaju punu GDPR usklađenost.

Kod i podaci pripadaju vama. Bez vendor lock-ina, bez licencnih ključeva, bez ograničenja pristupa.

Uvođenje ERP-a je strateška odluka koja dotiče svaki odjel, pa se odnos s razvojnim partnerom mora protegnuti daleko iza lansiranja. Tvrtke koje ERP tretiraju kao jednokratni projekt za tri do pet godina trebaju ponovnu izgradnju kako zahtjevi rastu. Tvrtke koje održavaju trajno inženjersko partnerstvo sustav prilagođavaju kontinuirano.

Svaki ERP projekt počinjemo strukturiranim radionicama poslovnog otkrivanja (na daljinu ili uživo) na kojima mapiramo procese, protoke podataka i točke odluke prije nego napišemo i redak koda. Rezultat je funkcionalna specifikacija koju cijeli tim pregleda i odobri.

Nakon lansiranja, mjesečni retainer pokriva širenje modula, optimizaciju performansi, razvoj novih integracija i sigurnosne zakrpe. Vaš ERP raste s brojem zaposlenih, prihodom i operativnom složenošću.

Većina naših ERP klijenata ostaje s nama 3+ godine, ne zbog ugovornog lock-ina, nego jer tim koji razumije vašu poslovnu logiku isporučuje izmjene u danima umjesto tjednima koliko bi trebalo novom timu.

Strukturirano uvođenje ERP-a slijedi fazni pristup koji uklanja dva najčešća uzroka neuspjeha: nejasne zahtjeve i nedovoljno testiranje. Panorama Consulting navodi da 50% ERP projekata doživi operativni poremećaj na go-liveu. Naš petofazni proces taj rizik svodi gotovo na nulu kroz sustavnu provjeru u svakoj fazi.

Faza 1. Poslovno otkrivanje (1–2 tjedna): Dokumentiramo vaše procese, protoke podataka i bolne točke u strukturiranoj radionici. Rezultat: funkcionalna specifikacija koju cijeli tim potpiše prije nego napišemo redak koda.

Faza 2. Modularna izrada (4–12 tjedana ovisno o opsegu): Gradimo modul po modul, prvo skladište, pa financije, pa HR, pa izvještaji. Svaki modul neovisno je testabilan. Vaš tim validira stvarne podatke u stagingu prije produkcije.

Faza 3. Korisničko testiranje (1–2 tjedna): Vaš tim testira svaki tok stvarnim poslovnim scenarijima. Ispravljamo, iteriramo i dokumentiramo. Bez nagađanja na lansiranju.

Faza 4. Go-live i hypercare (2–4 tjedna): Ostajemo u pripravnosti tijekom radnog vremena za trenutne ispravke. Većina go-liveova prođe bez kritičnih incidenata kad su prethodne faze poštovane.

Faza 5. Trajna podrška: Mjesečni retainer pokriva ažuriranja, razvoj novih modula i praćenje performansi. Vaš ERP raste s poslovanjem, bez ponovne izgradnje svake dvije godine.

Svaki ERP je drukčiji: trajanja faza iznad su tipični rasponi, ne fiksno obećanje. Poslovno otkrivanje je ono što potvrđuje vaš stvarni rok prije nego počne modularna izrada.

ERP po mjeri, SAP Business One i Odoo služe različitim profilima tvrtki. Izrada po mjeri daje 100% sklad s procesima uz nula licencnih naknada. SAP daje enterprise dubinu uz enterprise cijenu. Odoo nudi modularnu fleksibilnost, ali traži prilagodbu za nestandardne procese. Usporedba pokriva osam faktora koji najviše utječu na dugoročni ukupni trošak vlasništva.