Question 1

Welche Prozesse können Sie automatisieren?

Accepted Answer

Wir automatisieren jeden repetitiven Geschäftsprozess. Rechnungsstellung und DATEV-Export, CRM-Dateneingabe, E-Mail-Follow-ups, Auftragsabwicklung, monatliches Reporting und App-zu-App-Synchronisation (z. B. Google Sheets ↔ CRM ↔ Buchhaltung ↔ E-Mail-Marketing). Die Einsparung zeigt sich in jeder Abteilung, die heute Daten zwischen Systemen abtippt. Wir analysieren Ihre Prozesse vorab und identifizieren die Workflows mit dem höchsten Automatisierungspotenzial.

Question 2

Welche Tools verwenden Sie für die Automatisierung?

Accepted Answer

Primär n8n, eine Open-Source-Workflow-Engine mit über 400 Integrationen, die auf Ihren eigenen EU-Servern selbst gehostet werden kann und somit volle DSGVO-Konformität garantiert. Für Enterprise-Szenarien mit hohem Durchsatz nutzen wir Make (Integromat) oder maßgeschneiderte Python-/TypeScript-Lösungen. Alle Workflows werden in einem n8n-Dashboard visuell dokumentiert, sodass Ihr Team die Logik jederzeit nachvollziehen kann.

Question 3

Wie messen Sie den ROI der Automatisierung?

Accepted Answer

Wir definieren messbare KPIs vor Projektbeginn. Stunden pro Woche für manuelle Eingabe, Fehlerrate, durchschnittliche Prozessdauer und Personalkosten pro Vorgang. Nach der Implementierung messen wir die Verbesserung über ein Monitoring-Dashboard. Eine typische n8n-Automatisierung amortisiert sich in 3–6 Monaten und spart über 5 Jahre ein Vielfaches der Investition. ROI-Berechnung ist Teil jedes Angebots.

Question 4

Ersetzt Automatisierung unsere Mitarbeiter?

Accepted Answer

Nein. Automatisierung eliminiert repetitive Aufgaben mit geringem Wert und befreit Ihr Team für strategische, kreative und kundennahe Arbeit. Unsere Kunden leiten freigewordene Kapazitäten typischerweise in Vertrieb, Produktentwicklung und Kundenbetreuung um. Das Ergebnis ist keine Stellenreduktion, sondern eine messbare Produktivitätssteigerung bei gleichbleibender Teamgröße und höherer Mitarbeiterzufriedenheit.

Question 5

Was passiert, wenn eine Automatisierung nachts um drei ausfällt?

Accepted Answer

Sie scheitert nicht stumm, sondern meldet sich. Jeder Prozess hat eine Fehlerbehandlung, einen erneuten Versuch bei vorübergehenden Störungen wie einem nicht erreichbaren Drittsystem, und eine Benachrichtigung an eine benannte verantwortliche Person, wenn der Wiederholversuch nicht greift. Nicht verarbeitete Datensätze bleiben in einer Warteschlange, statt zu verschwinden, sodass die Arbeit weiterläuft, sobald die Ursache behoben ist. Ohne das ist Automatisierung gefährlicher als Handarbeit, denn ein Mensch merkt, wenn etwas klemmt, ein stilles Skript nicht.

Question 6

Können wir automatisieren, ohne unsere bestehenden Tools zu ersetzen?

Accepted Answer

In der Regel ja, denn Automatisierung verbindet Werkzeuge, sie ersetzt sie nicht. Bieten Ihre Systeme eine Schnittstelle zum Datenaustausch, und die meisten Business-Tools tun das, lassen sich Prozesse ohne Migration verknüpfen. Die Grenze sind geschlossene Systeme ganz ohne Datenzugriff, was wir vor jeder Schätzung prüfen, weil es entscheidet, ob die Aufgabe geradlinig ist oder Umwege braucht. Ein Vorschlag, der mit dem Austausch der halben Toolchain beginnt, packt das Problem meist am falschen Ende an.

Question 7

Wir arbeiten mit Excel. Ist das ein Hindernis?

Accepted Answer

Nein, häufiger der Ausgangspunkt als das Problem. Eine Tabelle zeigt, wie der Prozess wirklich läuft, samt der Ausnahmen, die niemand in eine Arbeitsanweisung geschrieben hat. Excel lässt sich direkt automatisieren, lesend und schreibend, oder als Vorlage für ein System nutzen, das es ablöst, sobald die Datei zum Engpass wird. Der Wechsel von der Tabelle zum System lohnt sich, wenn mehrere Personen dieselben Daten gleichzeitig bearbeiten, nicht weil Tabellen unseriös wirken.

Question 8

Wer pflegt eine Automatisierung, und wie lange läuft sie fehlerfrei?

Accepted Answer

Sie braucht Pflege, weil sich die Systeme um sie herum ändern, auch wenn sie selbst gleich bleibt. Ändert ein Lieferant eine Schnittstelle, eine Bank ein Auszugsformat oder Sie Ihren Prozess, muss die Automatisierung nachziehen. Deshalb bauen wir sie so, dass Schritte sichtbar und änderbar sind, ohne alles neu zu schreiben, und dokumentieren, was jeder Teil tut. Die Pflege können Sie bei uns lassen oder selbst übernehmen, aber die Festlegung, wer sie macht, gehört vor den Launch, nicht auf den ersten Tag, an dem etwas steht.

Question 9

Lohnt sich Automatisierung für einen Prozess, den wir zweimal im Monat ausführen?

Accepted Answer

Meistens nicht. Automatisierung hat Bau- und Pflegekosten, und eine Zwanzig-Minuten-Aufgabe zweimal im Monat holt beides selten herein. Sie lohnt sich, wenn die Arbeit häufig anfällt, wenn Verzögerung teuer ist, oder wenn ein manueller Schritt regelmäßig Fehler erzeugt, deren Korrektur kostet. Bei seltener Arbeit schlägt das Vereinfachen des Prozesses oder eine klare Arbeitsanweisung oft ein System, dessen Bedienung niemand mehr erinnert.

Question 10

Wem gehören die Automatisierungen nach der Übergabe?

Accepted Answer

Ihnen. Workflows, Code und Zugangsdaten sind Ihre, auf Ihren Konten und in Ihrem Repository. Wir halten Ihre Prozesse nicht auf Infrastruktur, die nur wir erreichen, denn das würde Ihren Betrieb vom Fortbestand der Zusammenarbeit abhängig machen. Entscheiden Sie sich morgen für jemand anderen, ist die Übergabe eine Frage von Zugängen, kein Neubau.

Question 11

Sollten wir den Prozess erst ordnen und dann automatisieren?

Accepted Answer

Ja, und das ist der am häufigsten übersprungene Schritt. Ein automatisierter schlechter Prozess liefert schlechte Ergebnisse schneller und in größerer Zahl. Vor dem Bau gehen wir die Schritte gemeinsam durch, und meist zeigt sich, dass einige nur existieren, weil sie nie jemand hinterfragt hat. Diese Schritte zu streichen löst das Problem manchmal ganz ohne Code, und dann sagen wir das auch.

Question 12

Was, wenn unsere Leute das neue System nicht nutzen wollen?

Accepted Answer

Das ist der häufigste Grund für gescheiterte Automatisierung, und er wird vorab eingeplant, nicht nachträglich repariert. Konkret: Die Menschen, die die Arbeit machen, definieren den Prozess mit, die Umstellung startet in einem Team vor allen anderen, und der alte Weg bleibt kurz verfügbar, bis der neue sich bewiesen hat. Braucht das System mehr Klicks als der bisherige Weg, wird es umgangen und Sie betreiben beides. Deshalb messen wir, wie viele Schritte eine Aufgabe vorher und nachher kostet.

Prozessautomatisierung: Schluss mit Daten von Hand übertragen in Köln