Welche Prozesse können Sie automatisieren?

Wir automatisieren jeden repetitiven Geschäftsprozess. Rechnungsstellung und DATEV-Export, CRM-Dateneingabe, E-Mail-Follow-ups, Auftragsabwicklung, monatliches Reporting und App-zu-App-Synchronisation (z. B. Google Sheets ↔ CRM ↔ Buchhaltung ↔ E-Mail-Marketing). Die Einsparung zeigt sich in jeder Abteilung, die heute Daten zwischen Systemen abtippt. Wir analysieren Ihre Prozesse vorab und identifizieren die Workflows mit dem höchsten Automatisierungspotenzial.

Welche Tools verwenden Sie für die Automatisierung?

Primär n8n, eine Open-Source-Workflow-Engine mit über 400 Integrationen, die auf Ihren eigenen EU-Servern selbst gehostet werden kann und somit volle DSGVO-Konformität garantiert. Für Enterprise-Szenarien mit hohem Durchsatz nutzen wir Make (Integromat) oder maßgeschneiderte Python-/TypeScript-Lösungen. Alle Workflows werden in einem n8n-Dashboard visuell dokumentiert, sodass Ihr Team die Logik jederzeit nachvollziehen kann.

Wie messen Sie den ROI der Automatisierung?

Wir definieren messbare KPIs vor Projektbeginn. Stunden pro Woche für manuelle Eingabe, Fehlerrate, durchschnittliche Prozessdauer und Personalkosten pro Vorgang. Nach der Implementierung messen wir die Verbesserung über ein Monitoring-Dashboard. Eine typische n8n-Automatisierung amortisiert sich in 3–6 Monaten und spart über 5 Jahre ein Vielfaches der Investition. ROI-Berechnung ist Teil jedes Angebots.

Ersetzt Automatisierung unsere Mitarbeiter?

Nein. Automatisierung eliminiert repetitive Aufgaben mit geringem Wert und befreit Ihr Team für strategische, kreative und kundennahe Arbeit. Unsere Kunden leiten freigewordene Kapazitäten typischerweise in Vertrieb, Produktentwicklung und Kundenbetreuung um. Das Ergebnis ist keine Stellenreduktion, sondern eine messbare Produktivitätssteigerung bei gleichbleibender Teamgröße und höherer Mitarbeiterzufriedenheit.

Was passiert, wenn eine Automatisierung nachts um drei ausfällt?

Sie scheitert nicht stumm, sondern meldet sich. Jeder Prozess hat eine Fehlerbehandlung, einen erneuten Versuch bei vorübergehenden Störungen wie einem nicht erreichbaren Drittsystem, und eine Benachrichtigung an eine benannte verantwortliche Person, wenn der Wiederholversuch nicht greift. Nicht verarbeitete Datensätze bleiben in einer Warteschlange, statt zu verschwinden, sodass die Arbeit weiterläuft, sobald die Ursache behoben ist. Ohne das ist Automatisierung gefährlicher als Handarbeit, denn ein Mensch merkt, wenn etwas klemmt, ein stilles Skript nicht.

Können wir automatisieren, ohne unsere bestehenden Tools zu ersetzen?

In der Regel ja, denn Automatisierung verbindet Werkzeuge, sie ersetzt sie nicht. Bieten Ihre Systeme eine Schnittstelle zum Datenaustausch, und die meisten Business-Tools tun das, lassen sich Prozesse ohne Migration verknüpfen. Die Grenze sind geschlossene Systeme ganz ohne Datenzugriff, was wir vor jeder Schätzung prüfen, weil es entscheidet, ob die Aufgabe geradlinig ist oder Umwege braucht. Ein Vorschlag, der mit dem Austausch der halben Toolchain beginnt, packt das Problem meist am falschen Ende an.

Wir arbeiten mit Excel. Ist das ein Hindernis?

Nein, häufiger der Ausgangspunkt als das Problem. Eine Tabelle zeigt, wie der Prozess wirklich läuft, samt der Ausnahmen, die niemand in eine Arbeitsanweisung geschrieben hat. Excel lässt sich direkt automatisieren, lesend und schreibend, oder als Vorlage für ein System nutzen, das es ablöst, sobald die Datei zum Engpass wird. Der Wechsel von der Tabelle zum System lohnt sich, wenn mehrere Personen dieselben Daten gleichzeitig bearbeiten, nicht weil Tabellen unseriös wirken.

Wer pflegt eine Automatisierung, und wie lange läuft sie fehlerfrei?

Sie braucht Pflege, weil sich die Systeme um sie herum ändern, auch wenn sie selbst gleich bleibt. Ändert ein Lieferant eine Schnittstelle, eine Bank ein Auszugsformat oder Sie Ihren Prozess, muss die Automatisierung nachziehen. Deshalb bauen wir sie so, dass Schritte sichtbar und änderbar sind, ohne alles neu zu schreiben, und dokumentieren, was jeder Teil tut. Die Pflege können Sie bei uns lassen oder selbst übernehmen, aber die Festlegung, wer sie macht, gehört vor den Launch, nicht auf den ersten Tag, an dem etwas steht.

Lohnt sich Automatisierung für einen Prozess, den wir zweimal im Monat ausführen?

Meistens nicht. Automatisierung hat Bau- und Pflegekosten, und eine Zwanzig-Minuten-Aufgabe zweimal im Monat holt beides selten herein. Sie lohnt sich, wenn die Arbeit häufig anfällt, wenn Verzögerung teuer ist, oder wenn ein manueller Schritt regelmäßig Fehler erzeugt, deren Korrektur kostet. Bei seltener Arbeit schlägt das Vereinfachen des Prozesses oder eine klare Arbeitsanweisung oft ein System, dessen Bedienung niemand mehr erinnert.

Wem gehören die Automatisierungen nach der Übergabe?

Ihnen. Workflows, Code und Zugangsdaten sind Ihre, auf Ihren Konten und in Ihrem Repository. Wir halten Ihre Prozesse nicht auf Infrastruktur, die nur wir erreichen, denn das würde Ihren Betrieb vom Fortbestand der Zusammenarbeit abhängig machen. Entscheiden Sie sich morgen für jemand anderen, ist die Übergabe eine Frage von Zugängen, kein Neubau.

Sollten wir den Prozess erst ordnen und dann automatisieren?

Ja, und das ist der am häufigsten übersprungene Schritt. Ein automatisierter schlechter Prozess liefert schlechte Ergebnisse schneller und in größerer Zahl. Vor dem Bau gehen wir die Schritte gemeinsam durch, und meist zeigt sich, dass einige nur existieren, weil sie nie jemand hinterfragt hat. Diese Schritte zu streichen löst das Problem manchmal ganz ohne Code, und dann sagen wir das auch.

Was, wenn unsere Leute das neue System nicht nutzen wollen?

Das ist der häufigste Grund für gescheiterte Automatisierung, und er wird vorab eingeplant, nicht nachträglich repariert. Konkret: Die Menschen, die die Arbeit machen, definieren den Prozess mit, die Umstellung startet in einem Team vor allen anderen, und der alte Weg bleibt kurz verfügbar, bis der neue sich bewiesen hat. Braucht das System mehr Klicks als der bisherige Weg, wird es umgangen und Sie betreiben beides. Deshalb messen wir, wie viele Schritte eine Aufgabe vorher und nachher kostet.

Prozessautomatisierung | Workflow-Automatisierung mit n8n

Neviox Digital

Wenn Ihr Team pro Woche zehn Stunden damit verbringt, dieselben Daten zwischen Systemen zu verschieben, ist das kein Personalproblem. Es ist ein nicht gebauter Workflow. Ob Sie ein kleines Unternehmen sind oder als Freelancer arbeiten. Wir verdrahten Ihre Apps (CRM, ERP, E-Mail, Buchhaltung) zu Automatisierungen, die auf Ihrer eigenen Infrastruktur mit n8n laufen, nicht auf fremden Servern. Wir beginnen mit dem Workflow, der die meisten Stunden kostet, damit sich der Nutzen früh zeigt. Wir starten mit dem einen Workflow mit der größten Wirkung und belegen die Ersparnis, bevor wir den nächsten anfassen.

5.0· 29 Google-BewertungenErfahrene Entwickler aus der EUVolles Code-EigentumDSGVO-konform, AVV auf Anfrage

Geschäftsprozessautomatisierung

Wir verbinden die Tools, die Sie bereits nutzen (CRM, ERP, E-Mail, WhatsApp) damit Leads sofort eine Antwort bekommen und Daten nicht mehr manuell zwischen Systemen wandern.

Ergebnisse

Leads, die innerhalb von 5 Minuten kontaktiert werden, konvertieren 21-mal häufiger als wartende. Läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur mit n8n: amortisiert sich typisch in 3–6 Monaten.

Ablauf

Wir starten mit Ihrem Workflow mit der größten Wirkung, belegen die Zeitersparnis und gehen dann zum nächsten über, damit Sie Ergebnisse sehen, bevor Sie sich auf den vollständigen Rollout festlegen.

Prozessautomatisierung: Schluss mit Daten von Hand übertragen

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Geschäftsprozessautomatisierung ist der Einsatz von Software-Workflows, um repetitive Aufgaben auszuführen, Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung, Terminvergabe, Lead-Routing, ohne menschliches Eingreifen. McKinsey schätzt, dass 60% aller Berufe mindestens 30% Tätigkeiten haben, die sich mit heutiger Technik automatisieren lassen, und doch arbeiten die meisten Mittelständler noch manuell und verbrauchen 20–30 Personenstunden pro Woche.

Wir bauen Workflows mit n8n, Python und direkten API-Integrationen, die Ihre Apps zu automatisierten Pipelines verbinden. Wird ein Formular abgeschickt, eine Bestellung erfasst oder eine Zahlung empfangen, laufen alle Folgeaktionen, CRM-Update, Rechnungserstellung, Benachrichtigung, automatisch in Millisekunden.

Automatisierung ersetzt nicht Ihr Team. Sie beseitigt die geringwertigen Aufgaben, die Ihr Team davon abhalten, sich auf Arbeit mit menschlichem Urteil, Kreativität und Beziehungen zu konzentrieren.

Der Return ist in Wochen messbar: weniger Fehler, schnellere Reaktionen und Personalkapazität, die auf umsatzbringende Tätigkeiten umgelenkt wird.

Wie funktioniert Kommunikationsautomatisierung?

Kommunikationsautomatisierung verbindet Messaging-Plattformen, WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram, E-Mail, direkt mit Ihren internen Systemen, sodass Anfragen, Bestätigungen und Follow-ups ohne manuelles Eingreifen ablaufen. Unternehmen, die binnen 5 Minuten auf einen Lead reagieren, qualifizieren ihn 21-mal wahrscheinlicher als solche nach 30 Minuten.

Wir bauen automatisierte Kommunikationsflüsse, die Reaktionsverzögerungen beseitigen:

WhatsApp Business API: Buchungsbestätigungen, Terminerinnerungen und Versandbenachrichtigungen werden automatisch bei einem CRM- oder ERP-Ereignis versendet
Meta Lead Ads Integration: Anfragen aus Facebook- und Instagram-Ads laufen direkt in HubSpot, Pipedrive oder Salesforce, mit Quelle und UTM-Tracking
Google-Workspace-Automatisierung: Tabellen, Dokumente und Kalender, die sich selbst aktualisieren, wenn sich Daten in verbundenen Systemen ändern

Jeder Flow enthält Fallback-Logik für fehlgeschlagene Zustellungen, Opt-out-Konformität für die DSGVO und Echtzeit-Monitoring, sodass Ihr Team sieht, welche Nachrichten gesendet, geöffnet und bearbeitet wurden.

Wie reduziert automatische Terminplanung No-Shows?

Automatische Terminplanung ist ein Workflow, der die Verfügbarkeit prüft, Termine bucht, Kalendereinladungen mit Video-Call-Links versendet und Erinnerungen verschickt, was die Abstimmung beseitigt, die wöchentlich Stunden an Verwaltung kostet. Automatische Erinnerungen senken die No-Shows gegenüber manueller Buchung.

Wir setzen Terminplanung mit n8n-Workflows um, die an Google Calendar, Microsoft Outlook oder individuelle Systeme angebunden sind. Der Flow übernimmt Zeitzonen-Umrechnung für internationale Kunden, Pufferzeiten und automatisches Nachbelegen abgesagter Slots.

SMS- und E-Mail-Erinnerungen gehen 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin raus. Bestätigt der Kunde nicht, wird der Slot freigegeben und automatisch der Warteliste angeboten.

Für Dienstleister ist die Wirkung sofort spürbar: Personal verbringt keine Zeit mehr mit Terminlogistik, Absagen füllen sich selbst und die Verwaltungskosten pro Termin fallen nahezu auf null.

Automatisierungsfälle mit hohem ROI

Automatisierung liefert den höchsten Return bei häufigen, regelbasierten Aufgaben, bei denen manuelle Ausführung Verzögerungen und Fehler einschleppt. Das sind die drei Fälle, die wir am häufigsten umsetzen, jeder mit dokumentiertem ROI aus Kundenprojekten.

Sales-Funnel-Automatisierung: Eine Web-Anfrage löst eine sofortige Angebotserstellung nach festen Preisregeln aus, sendet den Vorschlag per E-Mail, legt einen Deal im CRM mit Phase und Wert an und plant eine Erinnerung für den Vertrieb, falls binnen 48 Stunden keine Antwort kommt. Ergebnis: Reaktionszeit sinkt von 4 Stunden auf unter 2 Minuten.

Finanzprozess-Automatisierung: Eingehende Zahlungen werden automatisch mit offenen Rechnungen abgeglichen. Belege lösen Buchungen in der Buchhaltung aus. Überfällige Rechnungen erzeugen Erinnerungssequenzen mit Eskalation. Der manuelle Abgleich ist meist die erste Aufgabe, die dieser Flow übernimmt.

Support-Ticket-Routing: KI-Klassifizierung liest eingehende Nachrichten, bewertet die Dringlichkeit per Sentiment-Analyse und leitet Tickets mit Prioritätsflags an die richtige Abteilung. Kritische Fälle treten in Sekunden hervor, statt in einem Sammelpostfach zu liegen. Dringende Tickets erreichen die richtige Person, ohne in einem gemeinsamen Postfach zu warten.

Ist Automatisierung das Richtige für Sie?

Automatisierung passt zu jedem Unternehmen, in dem Personal regelmäßig repetitive Aufgaben nach festen Regeln erledigt, Datentransfer zwischen Systemen, Dokumentenerstellung aus Vorlagen, ausgelöste Benachrichtigungen oder Reports aus mehreren Quellen. Verbringt Ihr Team mehr als 10 Stunden pro Woche mit Aufgaben, die jedes Mal demselben Muster folgen, liefert Automatisierung einen positiven Return.

Die Unternehmen mit dem größten Nutzen:

Dienstleistungsagenturen mit Kunden-Onboarding, Rechnungen und Projektstatus-Reporting
Tourismus und Vermietung mit Check-in/Check-out-Flows, Gästekommunikation und Channel-Management
E-Commerce mit Bestellabwicklung, Bestandssync und Follow-up-Sequenzen
Professionelle Dienstleister mit Zeiterfassung, Spesen und Kundenabrechnung

Automatisierung ist keine Alles-oder-nichts-Entscheidung. Wir starten mit dem einen Workflow mit der größten Wirkung, messen die Zeitersparnis und bauen anhand belegter Ergebnisse aus. Die meisten Kunden automatisieren im ersten Jahr 3–5 weitere Workflows, sobald sie den ersten Return sehen.

Wie Sie schon diese Woche mit Automatisierung starten

Eine Automatisierungs-Initiative beginnt damit, den richtigen Workflow zu finden, den mit der höchsten Frequenz, den klarsten Regeln und der messbarsten Zeitersparnis. Wir folgen einem strukturierten Prozess, der bei den meisten Standard-Workflows in Etappen von der Analyse zur Live-Automatisierung führt.

Schritt 1. Prozess-Audit: Wir mappen Ihre Workflows, filtern die fünf besten Kandidaten und schätzen Zeitersparnis und Fehlerreduktion für jeden. Das Ergebnis ist eine nach ROI priorisierte Roadmap.

Schritt 2. Architektur und Bau: Wir bauen den Workflow mit höchster Priorität mit n8n oder individuellen API-Integrationen und binden Ihre Tools ohne Plattformwechsel an. Fehlerbehandlung, Retry-Logik und Benachrichtigungen inklusive.

Schritt 3. Test und Launch: Der Workflow läuft zur Prüfung parallel zum manuellen Prozess. Ist er als korrekt bestätigt, geht er live und der manuelle Prozess wird stillgelegt.

Schritt 4. Monitoring und Ausbau: Wir richten Dashboards ein, die Ausführungszahlen, Erfolgsquoten und gesparte Zeit zeigen. Ihr Team sieht den ROI in echten Zahlen, und wir gehen zum nächsten Workflow über.

Jeder Workflow ist unterschiedlich komplex: das Prozess-Audit bestätigt Ihren realen Zeitrahmen, keine Schätzung im Voraus. Kein Mindestvertrag. Kein Plattform-Abo. Sie zahlen den Bau, besitzen die Automatisierung und betreiben sie auf Ihrer Infrastruktur.

Unser Automatisierungs-Stack: n8n, APIs und KI

Die Zuverlässigkeit Ihrer Automatisierung hängt vollständig von der Technik dahinter ab. Wir wählen Tools nach Datenhoheit, Integrationskomplexität und langfristiger Wartung, nicht nach Anbieter-Partnerschaften oder danach, was im Verkaufsgespräch am leichtesten vorzuführen ist.

n8n, Hauptmotor der meisten Projekte: Wir nutzen n8n als self-hosted Plattform für die Mehrheit unserer Builds. Anders als Zapier oder Make läuft n8n auf Ihrer eigenen Infrastruktur, sodass Ihre Daten nie durch Drittserver laufen. Das ist entscheidend für DSGVO-Konformität und Enterprise-Sicherheit. Es unterstützt 400+ Integrationen und erlaubt eigene JavaScript-/Python-Nodes für Logik, die No-Code-Tools nicht schaffen.

Make, für einfachere Flows: Für einfache Bedürfnisse, Wochenreports, Formular-zu-CRM-Verbindungen, E-Mail-Sequenzen, bietet Make eine kosteneffiziente Lösung mit schnellem Start und visueller Oberfläche, die Ihr Team selbst pflegt.

Eigene Webhooks und direkte API-Integrationen: Existiert kein fertiger Konnektor, bauen wir direkte API-Integrationen in Node.js oder Python. Das ist üblich bei Alt-ERPs, Behördenportalen (FINA, Finanzamt) und proprietärer Branchensoftware.

KI-gestützte Flows: Wir binden LLM-Nodes (OpenAI, Anthropic Claude) direkt in Workflows ein. Eine Rechnung kommt per E-Mail, die KI extrahiert Positionen, das ERP wird aktualisiert, die Zahlung ausgelöst. Null manuelle Schritte, null Neueingabe.

Alle Automatisierungen enthalten Fehlerbehandlung, Retry-Logik, Monitoring-Dashboards und schriftliche Dokumentation, damit Ihr Team sie verstehen und selbst warten kann.

Individuelle Automatisierung vs Zapier vs Make

Individuelle Automatisierung, Zapier und Make dienen unterschiedlichen Bedürfnissen. Individuelle n8n-Automatisierung bietet die höchste Datensicherheit, unbegrenzte Logik-Anpassung und die niedrigsten Kosten bei Skalierung. Zapier hat das breiteste App-Verzeichnis mit einfachem Setup. Make bietet fortgeschrittene visuelle Szenarien im mittleren Preissegment. Der Vergleich zeigt die Kompromisse über die Faktoren, die bei geschäftskritischen Workflows zählen.

Kriterium	Individuell (Neviox)	Zapier	Make (Integromat)
Kosten bei hohem Volumen (10k+ Tasks/Mon.)	Stabil, planbar	Skaliert pro Task	Skaliert pro Operation
Logik-Anpassung	Unbegrenzt	Einfache Bedingungen	Fortgeschrittene Szenarien
Ausführungsgeschwindigkeit	Millisekunden	1–15 Min (Polling)	1–15 Min (Polling)
Datenschutz	Ihre Infrastruktur	Zapier-Server (US)	Make-Server (EU)
Integration interner Systeme	Direkt	API-Adapter	API-Adapter
Fehlerbehandlung	Individuelle Logik	Grundlegend	Fortgeschritten
Offline / On-Premise	Ja	Nein	Nein
Langfristige Betriebskosten	Niedriger	Hoch bei Skalierung	Mittel

Wir arbeiten auch remote mit Kunden in:

Prozessautomatisierung Berlin

Prozessautomatisierung München

Prozessautomatisierung Hamburg

Prozessautomatisierung Zürich

Prozessautomatisierung Wien

Prozessautomatisierung Frankfurt

Prozessautomatisierung Stuttgart

Prozessautomatisierung Köln

Prozessautomatisierung Basel

Prozessautomatisierung Bern

Neueste Projekte

Mehr sehen

Unsere Arbeit sehen

→

Project

Yachting One: Eine 13-seitige Yacht-Website nach Vorgabe

Project

Visilo Apartments: Eine Direktbuchungs-Seite mit Rentijer als Engine

neviox-os command center: how to use this

Project

neviox-os: Das agentenbasierte Betriebssystem, mit dem wir Neviox Digital betreiben

Planen Sie Ihr Budget präzise. Nutzen Sie unseren automatisierten Rechner für eine sofortige Kostenaufstellung Ihrer Individualsoftware, Enterprise KI oder SaaS-Webentwicklung. Vermeiden Sie Budgetüberschreitungen durch eine datengestützte Aufwandsschätzung in 60 Sekunden.

Unverbindlich

Sofortige Analyse

Datengestützte Preise